Middle Personal Assistant

Wir suchen einen Personal Assistant / Executive Assistant, der unseren CEO bei geschäftlichen und privaten Angelegenheiten unterstützt. Diese Rolle eignet sich ideal für jemanden, der sehr organisiert und proaktiv ist, mehrere Prioritäten souverän managt, externe Partner koordiniert und Aufgaben von der Anfrage bis zum Abschluss eigenverantwortlich übernimmt. Vorherige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit portugiesischen Dienstleistern und Auftragnehmern ist ein großer Vorteil.

So machst du den unterschied

• Du verwaltest und pflegst Kalender, Terminpläne, Meetings und Erinnerungen.
• Du koordinierst Anrufe, Termine, Geschäftstreffen und Follow-ups.
• Du organisierst und verfolgst private und geschäftliche Aufgaben.
• Du führst strukturierte Aufzeichnungen zu Kontakten, wichtigen Terminen und der Kommunikationshistorie.
• Du recherchierst, vergleichst und koordinierst lokale Anbieter, Auftragnehmer und Dienstleister.
• Du kümmerst dich um Lifestyle- und Haushaltsanfragen und stellst sicher, dass Aufgaben von Anfang bis Ende erledigt werden.
• Du kommunizierst mit portugiesischen Unternehmen, Dienstleistern und externen Partnern.
• Du erstellst Zusammenfassungen, Berichte und Updates zu laufenden Aufgaben und Prioritäten.
• Du erfasst Ausgaben, führst Aufzeichnungen, sammelst Belege und erstellst Ausgabenberichte.
• Du unterstützt den CEO bei operativen, administrativen und alltäglichen Koordinationsaufgaben.

Was dir im job zum erfolg verhilft

• 1+ Jahre Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant, CEO Assistant oder in einer ähnlichen Rolle.
• Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmern, C-Level-Führungskräften, Gründern oder Privatkunden.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von Kalendern, Meetings, Reiseplanung und operativer Koordination.
• Erfahrung darin, Lifestyle-, Haushalts- und administrative Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Erfahrung in der Kommunikation mit externen Partnern, Anbietern, Auftragnehmern und Dienstleistern.
• Starke Organisations- und Follow-up-Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen.
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Erfahrung in Ausgabenverfolgung, Budgetierung und Reporting ist ein großer Vorteil.
• Vorherige Erfahrung in Portugal oder mit portugiesischen Dienstleistern und Auftragnehmern wird ausdrücklich bevorzugt.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und eine proaktive, praxisorientierte Arbeitsweise.
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu organisieren, Details nachzuverfolgen und dafür zu sorgen, dass alles pünktlich erledigt wird.

Warum du es hier lieben wirst

• Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit, damit du deine Arbeit um dein Leben herum planen kannst und nicht dein Leben um die Arbeit!
• Unbegrenzte Urlaubstage und bezahlte Krankheitstage—denn deine Erholung zählt.
• Eine marktgerechte Vergütung, die deine Fähigkeiten und deine Expertise wirklich widerspiegelt.
• Prämie für Mitarbeiterempfehlungen und Geschenke zu deinen besonderen Anlässen.
• 50 % finanzielle Unterstützung für Weiterbildungskosten, um deine berufliche Entwicklung zu beschleunigen!
• Eine positive Atmosphäre, in der du dich immer respektiert fühlst und wirklich dazugehörst.
• Inspirierende Teambuilding-Aktivitäten, die aus Kollegen beste Freunde machen.
• Wellness-Benefits: Wir unterstützen deine Sportleidenschaft, von Yogakursen bis zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft.
• Erstattung der Coworking-Space-Kosten, damit deine Nerven nicht darunter leiden, immer von zu Hause zu arbeiten :)