Middle Personal Assistant

Procuramos um(a) Personal Assistant / Executive Assistant para apoiar o nosso CEO em assuntos profissionais e pessoais. Esta função é ideal para alguém muito organizado(a), proativo(a) e à vontade a gerir várias prioridades, a coordenar parceiros externos e a assumir a responsabilidade pelas tarefas, do pedido à conclusão. A experiência prévia com serviços e prestadores portugueses será uma grande vantagem.

Como você fará a diferença

• Gerir e manter calendários, agendas, reuniões e lembretes.
• Coordenar chamadas, marcações, reuniões de negócios e follow-ups.
• Organizar e acompanhar tarefas pessoais e profissionais.
• Manter registos estruturados de contactos, datas importantes e histórico de comunicação.
• Pesquisar, comparar e coordenar fornecedores, prestadores e prestadores de serviços locais.
• Tratar pedidos relacionados com estilo de vida e com a casa e garantir que as tarefas são concluídas de ponta a ponta.
• Comunicar com empresas, serviços e parceiros externos portugueses.
• Preparar resumos, relatórios e atualizações sobre tarefas e prioridades em curso.
• Acompanhar despesas, manter registos, recolher recibos e preparar relatórios de despesas.
• Apoiar o CEO em tarefas operacionais, administrativas e de coordenação do dia a dia.

O que vai ajudá-lo a ter sucesso na função

• 1+ ano de experiência como Personal Assistant, Executive Assistant, CEO Assistant ou numa função semelhante.
• Experiência de apoio a empreendedores, executivos C-level, fundadores ou clientes privados.
• Experiência comprovada na gestão de calendários, reuniões, viagens e coordenação operacional.
• Experiência no tratamento simultâneo de tarefas de estilo de vida, da casa e administrativas.
• Experiência de comunicação com parceiros externos, fornecedores, prestadores e prestadores de serviços.
• Fortes competências de organização e de follow-up, com capacidade de gerir várias prioridades.
• Experiência no trabalho com informação confidencial e sensível.
• Experiência em controlo de despesas, orçamentação e relatórios será uma grande vantagem.
• Experiência prévia de trabalho em Portugal ou com serviços e prestadores portugueses será muito valorizada.
• Fortes competências de comunicação e uma abordagem proativa e prática.
• Capacidade de organizar tarefas de forma autónoma, acompanhar os detalhes e garantir que tudo é concluído a tempo.

Por que vai gostar de trabalhar aqui

• Horário flexível e trabalho remoto, para que possa planear o trabalho em função da sua vida e não a sua vida em função do trabalho!
• Dias de férias ilimitados e baixa por doença remunerada - porque o seu descanso importa.
• Remuneração competitiva que reflete verdadeiramente as suas competências e experiência.
• Bónus por indicação de colaboradores e presentes para celebrar as suas datas especiais.
• Apoio financeiro de 50% para despesas de formação, para impulsionar o seu crescimento profissional!
• Um ambiente positivo onde se sente sempre respeitado e verdadeiramente integrado.
• Atividades inspiradoras de team building que transformam colegas em grandes amigos.
• Benefícios de bem-estar: apoiamos as suas paixões desportivas, de aulas de ioga a ginásios.
• Reembolso de espaço de coworking, para poupar os seus nervos de trabalhar sempre em casa :)