Middle Personal Assistant

Nous recherchons un Personal Assistant / Executive Assistant pour assister notre CEO dans ses affaires professionnelles comme personnelles. Ce poste convient parfaitement à une personne très organisée, proactive et à l'aise pour gérer plusieurs priorités, coordonner des partenaires externes et prendre en charge des tâches de la demande jusqu'à leur achèvement. Une expérience préalable avec des services et prestataires portugais sera un atout important.

Comment vous ferez la différence

• Gérer et tenir à jour les agendas, plannings, réunions et rappels.
• Coordonner les appels, rendez-vous, réunions d'affaires et relances.
• Organiser et suivre les tâches personnelles et professionnelles.
• Tenir des registres structurés des contacts, des dates importantes et de l'historique des échanges.
• Rechercher, comparer et coordonner les fournisseurs, prestataires et entreprises de services locaux.
• Traiter les demandes liées au mode de vie et à la maison, et s'assurer que les tâches sont menées à terme de bout en bout.
• Communiquer avec des entreprises, des services et des partenaires externes portugais.
• Préparer des synthèses, rapports et points d'avancement sur les tâches et priorités en cours.
• Suivre les dépenses, tenir les registres, collecter les justificatifs et préparer les notes de frais.
• Assister le CEO dans les tâches opérationnelles, administratives et de coordination au quotidien.

Ce qui vous aidera à réussir dans ce poste

• Plus d'1 an d'expérience en tant que Personal Assistant, Executive Assistant, CEO Assistant ou dans un poste similaire.
• Expérience d'accompagnement d'entrepreneurs, de dirigeants C-level, de fondateurs ou de clients privés.
• Expérience avérée de la gestion d'agendas, de réunions, de déplacements et de la coordination opérationnelle.
• Expérience de la gestion simultanée de tâches liées au mode de vie, à la maison et administratives.
• Expérience de la communication avec des partenaires externes, fournisseurs, prestataires et entreprises de services.
• Solides compétences d'organisation et de suivi, avec la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Expérience du traitement d'informations confidentielles et sensibles.
• Une expérience du suivi des dépenses, de la budgétisation et du reporting sera un atout important.
• Une expérience préalable au Portugal ou avec des services et prestataires portugais sera fortement appréciée.
• Solides compétences de communication et approche proactive et concrète.
• Capacité à organiser les tâches de manière autonome, à suivre les détails et à veiller à ce que tout soit achevé dans les délais.

Pourquoi vous allez adorer travailler ici

• Horaires flexibles et télétravail, pour que vous organisiez votre travail autour de votre vie, et non l'inverse !
• Congés illimités et congés maladie payés - parce que votre repos compte.
• Une rémunération compétitive qui reflète vraiment vos compétences et votre expertise.
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